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【原】工作七要素

来源:用户 王每二 收藏 编辑:吕秀秀

一、整体把握工作

1.列出自己所在岗位的全部工作内容

2.明确公司设立此工作岗位的目的

3.找到每项工作内容所需要的技能

4.明确自己的岗位在整个公司中的作用

5.自己的工作涉及到哪些部门

6.工作中需要注意的事项

二、日常工作SOP化

1.确定工作目标

2.化整为零,将目标可视化为可操作的任务

3.确定每一步所需要时间

4.最耗时环节再优化,借助软件的力量。例如:EXCEL中的“宏”

5.清楚地认识各个工作环节之间的关系

6.决定顺序。(便利店买了盒饭,店员会先加热,然后结算其他商品,支付找零完成后,加热也差不多完成了。)

7.制作SOP

8.SOP每月优化一次。(思考是否有更省时间的新方法)

作业流程标准化,可以避免出错、返工,操作熟练后可以立即着手且保持快节奏。

三、接受上司任务

体力活?脑力活?

这里的体力活是指不用仔细思考方法,只需花时间就能完成的任务。

偶尔出现的任务,不用花太多时间想方法,加快手头动作完成。

高频出现(每天三次以上)的任务,需要我们用脑思考一个高效的方法。日积月累节省的时间是惊人的。

精做?粗做?

接到任务后,评估下上司要的完成标准,不清楚的话,以请教的方式直接问上司。往往新人接到上司委派的任务后按照自己的想法做,其结果与上司想要的成果相距甚远。

上司想要的一般只是结果,推理过程保留给自己就好。紧急的情况下可以给上司口头汇报,时间充裕的话给上司简单的手写报告。

如果上司说要跟公司外的人说明业务,就需要做精美的PTT了。

把握截止时间

接受上司任务时,问清楚截止时间。

如果我们接受的任务没有具体的截止时间,我们自己要给它设定完成时间,留出余裕。

一来避免拖延,一次拖延不要紧,可怕的是养成拖延症。一旦拖延逾期就会被贴上“效率低,不守时”的标签了。而且会产生破罐子破摔的心理,反正逾期了,就更不用考虑时间了。

二来谁也无法料到是否有突发事件和新增的工作。

如果出现意外,没能及时完成怎么办?

如果有突发状况,在截止时间没有完成上司委托的任务时,千万不能不交结果。就像考试,时间到了没有做完也要交卷,万一及格了呢。

但提交结果前,要确保完整性。整体框架要体现出来,细节先留白。

然后告诉上司,还有一些需要确认的地方,最终版会在某个具体时间提交。

四、口头/书面报告

由于上司事务繁忙,报告工作时,本着金字塔原理。结果先行,论据在后。

假设你在一家贸易公司上班,本次受疫情影响,许多国内工厂交货延迟,甚至交不了货。上司要你评估各个客户是否受影响。

那么如何去明确呢?

首先,要知道什么是有影响。这里的有影响指的是:供应商回复的交期晚于客户要求的交期。以FOB上海来说,客户要求ETD上海3/2,供应商答复ETD上海2/28,这就是有影响了。

然后,要确认交期无法满足的原因。有人说这不是疫情的原因吗,还用问?这个回答没错,但是不充分,疫情影响了生产的哪些方面呢?如果上司这样问,自己就无法回答了。所以要深度思考,比如问5个WHY.

最后,不能光提问题,不讲解决办法。员工真正的价值就是超预期完成上司交代的任务。

总而言之,报告之前把上司可能问到的问题以及答案全部准备好,才算是合格。

根据金字塔不重复、不遗漏原则,进行如下分析。

五、会议准备

职场中少不了会议。有时是参加,有时是主导。

当自己主导会议时,需要明确以下4点:

1.    时间

2.    地点

3.    参加人员

4.    议题

如果需要上司参加,在跟对方约时间之前先问上司哪个时间有空,并且报告参加会议的人员和议题。

不打没准备的仗

在明确议题后,着手准备资料,也就是谈判时的筹码。如何准备呢。

首先明确会议的目的,是说明会还是磋商会?说明会的话,预想对方可能有哪些疑问。磋商会的话,对方可能有哪些要求?我们能做到吗?做不到怎么办?对方的真实需求是什么?是否有共赢的方案?这些都是事前要思考的。

充分发挥会议的价值

会议中,项目的关联者都在现场,可以面对面沟通,此时是处理问题最高效的时刻。如果中途遇到需要跟其他同事确认的事项,直接电话或者视频会议的方式,多方沟通,会议成果最大化。

六、日程管理

所有的会议、接待、出差全部记录。现在outlook邮箱有这个功能,当然你也可以自己做日程表。

日程表管理的原因有二:

原因一、万事不立则废,平时工作可以提前收集、准备相关的资料。

原因二、为了忘掉未完成事项,集中精神做眼前的工作。

每天下班前记录未完成的工作,注明截止时间。避免任何疏漏和遗忘。

原因一、补漏耗时间,赶时间,还不一定能做好。而且占用了其他工作的时间。

原因二、这样的失误会让失去上司的信任。

七、周报写作

周报的目的是让上司知道自己做了些什么,工作存在哪些课题。

周报的基本内容是本周已完成事项、课题、待完成事项和下周计划。

当有课题报告时,需要用最简短的句子将课题说清楚。一般包括以下4个部分。

1.    背景

2.    冲突

3.    问题

4.    解决方案

继续以上面疫情期间交期无法满足的例子说明。

背景:疫情

冲突:工厂没法开工

问题:交期不满足

办法:跟客户调整(具体如何调整。。。)

如果是重要的课题,有任何进展及时跟上司汇报。日企中叫做“报、联、商”也就是汇报、联系、商谈。

汇报:是一种展现自己的行为,向下达该项工作指示的人汇报事情的过程、内容和结果(或现状)。在应该的时间点,向特定人员说明特定的课题,让对方了解事情进展的现状。

联络:就是日常的交往,把与该事有关的事实和信息不加任何修饰地如实通告给有关人员。类似于通告:把自己的心情和意见、现状等信息通知对方,希望对方跟自己享有同样的感觉。

商谈:请示、讨教,自己对某件事不知该怎么办时,向上级、老员工等征求意见、看法,寻求帮助。试图佐证自己的意见是否正确的一个过程。

善用报联商,把责任分享给上司,借力后把功劳归于大家,轻松工作。

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