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【原】「知识管理」:如何高效整理自己的学习资料和工作文档?

来源:用户 黑沙科技 收藏 编辑:吕秀秀

在高速发展的社会中,不断学习成为我们成长的唯一推动力,在工作之余不停地给自己补充能量,尝试着让各种各样的知识装满脑袋。

但没有目的的学习,反而让很多人在恶补之后思维混乱没有头绪。那么,如何有效地学习,有效的对学到的知识和手头的工作进行归类整理,自然就成为我们迫切需要解决的问题。

对于知识归类整理这一块,我曾经尝试过用手机备忘录进行,照片,文档的整理我也借助过不少网盘的帮助。虽然存储的时候方便,但分享和查找时却需要耗费不少时间,特别是图片,往往一下子就被新的图片覆盖。

特别是我这种做销售的,上下级之间的广告图片转存超级多,平时一场上新活动下来就会有一堆图片以及文档要存储,群里面的图片文档分享也是一个不小心就会重复或者漏发。

那么,我们要如何高效的整理自己的学习资料和工作文档呢?

1.科学而系统地收集学习和工作资料

不管你是从事什么行业,要想成为行业专家,就必须学会系统地收集行业内相关知识,学习借鉴、融会贯通。

首先,作为销售的我会经常运用搜索引擎通过关键词检索销售相关知识,如百度、360等。其次,通过相关平台将自己理解以及想要摘抄的内容摘录下来,整理成一篇篇的学习心得进行保存,然后,去图书馆查阅相关的文献资料或从纸质书籍上获取,利用相机拍照保存; 最后,还可以通过社交平台(如QQ行业交流群、微信群、微博、论坛等)与同行的专业人士进行沟通交流,快速获取行业内相关知识。

2.擅用工具进行知识的归类与整理

搜索到的知识往往零碎而杂乱,之前我一般会将这些零碎的片段保存在备忘录、Word、Excel表单里,但后来发现这样保存的资料不方便查找而且分享困难,便重新更换保存方式,我目前是在用的网盘功能,只要在网盘新建相册即可将自己的学习资料以及工作文档轻松保存。我选择它的首要原因是她每个相册里面可以分别存储(照片、小视频、文案、文档、动态)五种资料;

比如我是做房产销售的,那么我的手里肯定会有不同的房源,每个房源会对应不同位置不同人群,如果我还用原来的Word或Excel表格保存我手里的房源信息,拿手机相册保存房源照片,别说客户了,一个不小心自己还容易弄混淆。给客户介绍时还要查房源找话术找图片找视频,费时间且没有工作效率。

下面可以和大家说说我在学习和工作中进行文档资料归类整理所用的工具:

1)工作(房产销售)

工作上的资料存储我一般用网盘(照片、小视频、文案、文档、动态)五种存储功能,一个房源一个相册,如在网盘新建(深圳固戍房源)相册之后再将房源的照片、小视频、基本资料放进去,有客户需求固戍房源时我只需要生成小程序码直接邀请客户进人相册即可,客户自己在相册中对比照片小视频以及基本信息挑选就行,其中动态相当于微信朋友圈,当然,你可以直接将动态转存到朋友圈,在销售上大大节省了自己的时间,也加强了客户的看房体验,成交量自然就上去了。

2)学习资料

使用网盘的原因是,可以用它来收藏一些照片,在动态记录一些日常自己工作和学习中的心得体会,也能够保存自己平时整理出来的好文章、好句子,最重要的是分享方便,直接邀请对方为相册好友就能够共享相册内的所有资料,团队分享非常方便。

3)存储

对于平时分享频率比较高,分享数量比较多又占手机内存的,像视频、工作文档、照片、动态文案等之类的,也能借助网盘存储和分享,因为可以随时随地邀请好友加入访问查看预览,用来做上级下级之间的资料共享超方便,还不会被覆盖流失。

3.构建相关的学习和工作资料素材库

随着学习和工作的深入,手头上的资料和信息越来越多,迫切需要建立起相关的资料素材库,一方面方便及时获取,另一方面能充实和完善现有知识体系。

建立素材库通常分为两部分:核心资料和辅助材料。核心类的资料常常能够帮助我在学习与工作中解决主要的问题,包括案例、重要资料、主要的方法、论点和论据等,辅助的材料则是帮助我进行深入的了解或理解一些观点,起到补充说明的作用。

将这些资料存放到网盘,按照不同的资料类型新建不同的相册,这样只需分门别类地把对应的资料上传到对应的文件夹里即可。可以参照下图:

4.快速共享和使用相关知识

知识的传播与分享常依赖于一定的渠道,日常我常用微博、微信等平台分享个人的知识。对于涉及到企业类的文档资料,鉴于安全和隐私考虑,我会采用网盘来进行对外分享,因为这个网盘可以为团队共享成员创建账号,经过邀请就可以看到我在网盘里分享的资料。像小程序生成分享,还支持微信应用查看,不需要对方也下载该网盘。素材库的文件查找起来也十分方便,不会丢失覆盖。这样一来,我的工作变得便捷而高效,工作效率的提高显著提升了工作业绩。

其实,我个人觉得要想形成一个系统性的知识体系,需在平时养成习惯,将日常收集到的学习和工作文档资料进行分类整理、补充完善并学会分享,对于自身也是一种提高,最为关键的是看你自己能不能找到一套适合自身的方法。

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