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【原】excel数位控制:舍入函数在财会做账中的应用技巧

来源:用户 部落窝教... 收藏 编辑:杨美丽

excel统计函数:应用广泛的动态统计之王OFFSET(上)

编按:哈喽,大家好!最近身边有位朋友快被1分钱给逼疯。事情是这样的,朋友是做财务的,月末对账的时候,发现账目怎么对都平不了,已经对了两天了,而且就只差1分钱。后来我仔细检查了他的表,才发现了问题所在…

*********

有一次一个做财务的朋友小郑,急匆匆的打电话给我。

“能来我公司一趟吗,我这碰到个问题?对了两天的账对不上,账不平,全都对过了还是找不到原因。”

“差多少呀?”

“差一分钱!”

“嘿,你这可真是一分钱难倒英雄汉呀,我一会儿就过去!”

我到了他办公室以后,很快就解决了这个问题。

小郑赶忙问我:“这么快,怎么解决的?”

我说:“我先不告诉你结果,你先来看看这个”,说着,我打开了电脑,输入了两个数值,再求和,如下所示:

“你是说我的表也是这种情况导致的,但这是为什么?”,小郑好奇地问。

“你看一下A1和A2两个单元格。”(如下图所示)

“你的意思是我在格式里对数据设置的位数并没有改变数据实际的数值?”,小郑恍然大悟。

“果然反应够快。是的,在格式里对数据进行设置,只会改变数据的显示方式,而实际的数值并不会受到影响,这一点我们在编辑栏中就可以看到。如果需要让数值也随之变化,那我们需要设置'将精度设为所显示的精度’”,如下图所示:

设置完成后,可以发现数据的实际数值与显示的数值一致,如下图所示:

这种方法虽然比较方便,但也有三点不好的地方:

①设置之后会改变原数据的值,并且无法返回原本的数据。

②设置之后会作用于整张工作表,不能对部分数据单独设置,不够灵活。

③无法自由地调整需保留的小数位数。

一、使用函数ROUND进行四舍五入

显示精度这种方法虽然方便,但会直接改变原数据的内容并且无法返回,所以我个人并不是很喜欢这种方式,我更推崇的是在原有数据上直接套上函数来解决问题。

下面我要说的这个函数,是Excel自带的一个四舍五入的函数——ROUND函数。我们先来认识一下这个函数,结构十分简单,就两个部分。

ROUND(数值或公式,保留的小数位数)

还是用刚才的例子说明,把原来的数值套上ROUND函数,将ROUND的第二参数设置为1,这样就得到了我们想要的结果,如下图所示: 

当然我们平时并不会这么用公式,一般需要四舍五入的场景也都是在用乘除法的情况下,比如下面这个例子,需要计算员工的社保个人缴交金额,缴交比例是工资的8%,A列是员工工资,如下图所示:

如果不对数据做位数限制,在B列就会得到4位小数,套上ROUND函数后就可以设置为保留两位小数,并且在计算的时候也不会出错。如下图所示: 

其实所有关于人资、财务的计算,苗老师都建议你们套上ROUND函数。

二、ROUND的兄弟函数ROUNDUP和ROUNDDOWN

既然说了ROUND函数,我们就顺便说一下它的兄弟,一个是ROUNDUP函数,进一函数;一个是ROUNDDOWN函数,舍去函数。这两个函数结构都和ROUND一样。

先说ROUNDUP函数,如下图所示:

仔细看图8的B1单元格,ROUNDUP第二个参数是0,即保留0位小数,那么就会在整数位上进一,无论A列的小数是多少,B列的整数位都会进一,如果是保留1位小数,那就会在1位小数上进一。

另一个就是ROUNDDOWN函数,作用是舍去指定位数后面的数,这说的可能有些拗口,我们也同样举一个例子,如下图所示:

仔细看上图的B3单元格,第二个参数是1,就是保留1位小数,没有保留1位小数的数据是因为该数据小数位的第一位是0。无论A列中第二位小数是多少,B列都会舍去第二位小数。

下表是这三个函数用不同参数得到结果的表,方便小伙伴们查看比较。

这三个函数说的直白点就是:ROUND函数是执行四舍五入;ROUNDUP函数是直接进位,只要在限定数位后面存在有效数值就直接进位(尾零不是有效数值);ROUNDDOWN函数是直接舍去,只要是限定数位后面的数字一律舍去。

****部落窝教育-ROUND函数应用解析****

原创:苗旭/部落窝教育(未经同意,请勿转载)

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